Betrouwbare AV oplossingen in raadzaal gemeente Almelo

Voor gemeente Almelo realiseerde AVEX de audiovisuele inrichting van de raadzaal en de Stad & Ambt vergaderzalen in het stadhuis van Almelo. De nieuwe werkomgeving heeft een moderne uitstraling en is voorzien van toekomstbestendige audiovisuele middelen.

De uitdaging

Verouderde techniek

De audiovisuele installatie in het stadhuis van Almelo was verouderd. De systemen ondersteunden bovendien onvoldoende het hybride werken en werkten niet meer betrouwbaar.

Na een aanbesteding werd de opdracht aan AVEX gegund op basis van het criterium beste prijs-kwaliteitsverhouding. Het samenwerkingscontract omvat zowel de levering als de ondersteuning van audiovisuele middelen.

Gemeente Almelo zocht een partner die ook de volledige aansturing naar onderaannemers kon invullen. Met een helder doel ging ons projectteam aan de slag.

De oplossing

Toekomstvast

Het nieuwe AV systeem is functioneel passend bij de manier van werken van gemeente Almelo en toekomstvast, zodat nieuwe functionaliteiten snel en eenvoudig kunnen worden toegevoegd. De gekozen AV middelen zijn van hoge kwaliteit, gaan efficiënt met energie om en zijn gebruiksvriendelijk.

Integratie met RIS

Bij het ontwerp was de integratie met het bestaande Raadsinformatiesysteem (RIS) en de webcastomgeving een belangrijke functionaliteit. De engineers van AVEX hebben voor de raadzaal een koppeling geprogrammeerd tussen het RIS en de webcastomgeving en het AV-systeem. Hierdoor vindt data-uitwisseling plaats van gegevens zoals agenda, deelnemers, stemmingen, sprekers en stemresultaten. Zo kan het hele AV-systeem bediend worden vanaf één digitaal bedieningspaneel.

Volledig in control

Het nieuwe discussiesysteem bestaat uit een voorzittersmicrofoon en deelnemersposten die de raadsleden activeren met hun persoonlijke pas. Hieraan gekoppeld zijn de spreektijden, deelnemerslijsten en stemresultaten eenvoudig op te roepen. Tijdens een vergadering kan de voorzitter de gesprekken sturen. De voorzitter kan onder andere de microfoons bedienen en aangeven wie wanneer kan spreken. Hierdoor blijft er orde in een debat of een vergadering en is iedereen goed verstaanbaar.

Gebruiksvriendelijk

Bij het ontwerp van het nieuwe AV systeem is veel aandacht gegeven aan gebruiksvriendelijkheid, voor zowel griffie, beheerders als eindgebruikers. De gebruiker bedient het hele AV-systeem vanaf één digitaal bedieningspaneel. Tijdens de programmeerfase zijn de gebruikers uitgenodigd om het systeem te testen en konden onze programmeurs de punten op de i zetten voor een fijn werkende gebruikersinterface.

“AVEX bereidt vooraf in eigen huis alles voor, dit is super efficiënt en effectief. Door middel van een proefopstelling krijg je als klant een 1 op 1 ervaring met het nieuwe systeem en kunnen specifieke wensen nog vooraf worden geïntegreerd. Deze aanpak levert een enorme tijdswinst op.” Maico Klaas Senior Adviseur Facilitaire Zaken / Gebouwbeheer gemeente Almelo

Het resultaat

Een moderne raadzaal

Na een grondige renovatie beschikt gemeente Almelo over een moderne raadzaal met toekomstbestendige audiovisuele middelen. Het nieuwe systeem is functioneel passend bij de manier van werken. Het RIS en het AV systeem zijn gekoppeld en worden bediend vanuit één bedieningspaneel. Dit ontzorgt de gebruikers en biedt rust en gemak.

De rol van AVEX

AVEX verzorgde het 3D ontwerp, de programmering, de implementatie van het audiovisuele systeem voor de raadzalen en vergaderzalen. Ook werd de integratie met het bestaande RIS en de webcastomgeving gerealiseerd. Daarnaast verzorgde AVEX de trainingen.

De project manager van AVEX vulde het volledige project management in, waaronder het coördineren met derden ten behoeve van het integreren van de audiovisuele middelen met gebouw gebonden installaties, meubilair of vaste inrichting.

Maico Klaas, Senior Adviseur Facilitaire Zaken / Gebouwbeheer gemeente Almelo vertelt:  “AVEX bereidt vooraf in eigen huis de nieuwe installatie en programmering voor, dit is super efficiënt en effectief. Door middel van een proefopstelling krijg je als klant een 1 op 1 ervaring met het nieuwe systeem en kunnen specifieke wensen en aanpassingen nog vooraf worden geïntegreerd.

Tijdens de plaatsing en installatie van het nieuwe AV-systeem levert deze aanpak een enorme tijdswinst op.”

Gerealiseerde audiovisuele oplossingen

Volledig vernieuwde raadzaal voor circa 40 personen met de volgende functionaliteit:

• Discussiesysteem met digitale stemfunctionaliteit.
• Bedieningsschermen en een vergadermanagementsysteem.
• Vergadermarkeringssysteem met NFC-identificatie.
• Automatisch PTZ-cameravolgsysteem gekoppeld aan het discussiesysteem met microfoons.
• Complete integratie vergadermanagement met raadsinformatiesysteem (RIS) en webcasting.
• Draadloos delen van gegevens en bestanden voor presentaties, zowel beeld als geluid.
• Videodistributie via AV-over-IP.
• Weergave van beelden en audio op meerdere large displays.
• Bediening met behulp van touch panels.

Onderhoud en beheer | AVEX Care

Voor een zorgeloos gebruik vult AVEX het onderhoud en beheer in op basis van AVEX Care. Alle communicatie over onderhoud en beheer vindt plaats in de vernieuwde en extra veilige Service portaal van AVEX, waar Gemeente Almelo altijd direct online toegang heeft tot onder meer alle statusinformatie over lopende servicetickets.