Wat zijn projectgebonden kosten bij een maatwerk AV-project?

Je ontvangt een offerte voor een maatwerk AV-project en ziet naast apparatuur en installatie ook een post ‘projectgebonden kosten’ staan. Maar waar betaal je dan precies voor?

Dat is een vraag die we bij AVEX regelmatig krijgen. Begrijpelijk ook, want een groot deel van het werk bij een audiovisueel project gebeurt achter de schermen – nog vóór er überhaupt iets op locatie wordt geïnstalleerd.

Juist die voorbereiding bepaalt vaak of een AV-project soepel verloopt of later problemen oplevert.

Met meer dan 35 jaar ervaring en ruim 1.500 audiovisuele projecten per jaar weet AVEX precies welke stappen nodig zijn om een audiovisuele oplossing betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig te realiseren.

In dit artikel legt Harry Beunder, Manager Projects bij AVEX, uit hoe het proces achter de schermen werkt, wat er gebeurt na een opdrachtverstrekking en waar de post projectgebonden kosten voor staat.

Je leest onder andere:

• Welke 5 fasen een maatwerk AV-project doorloopt
• Welke specialisten daarbij betrokken zijn
• Wat projectgebonden kosten precies omvatten
• Waarom deze kosten essentieel zijn voor een succesvol eindresultaat

Na het lezen heb je een helder beeld van wat er achter een maatwerk AV-project schuilgaat en waarom projectgebonden kosten worden begroot.

Wat zijn projectgebonden kosten?

Projectgebonden kosten zijn de kosten voor werkzaamheden die nodig zijn om een maatwerk AV-oplossing te ontwerpen, te realiseren en succesvol op te leveren.

Bij een maatwerk audiovisuele oplossing komen vele disciplines samen. Denk aan technisch ontwerp en engineering, projectmanagement en coördinatie, systeemconfiguratie en voorbereiding programmering, testen en kwaliteitscontrole, installatiecoördinatie en oplevering en overdracht.

De kosten hiervoor staan los van de apparatuur zelf en hebben betrekking op het volledige traject dat nodig is om een audiovisueel systeem goed te laten functioneren.

Meer dan alleen apparatuur

Wanneer jij een offerte ontvangt voor een audiovisueel project zie je naast de apparatuur ook andere kosten staan. En dus ook een post met projectgebonden kosten.

Een logische vraag is dan: waar betaal ik precies voor?

En misschien nog belangrijker: betaal ik niet dubbel voor werkzaamheden die al in de apparatuur zijn opgenomen? Het antwoord is: nee.

Projectgebonden kosten hebben betrekking op zaken die nodig zijn om een maatwerkoplossing te:

• Ontwerpen
• Voorbereiden
• Realiseren
• Testen
• Succesvol in gebruik te nemen

Ze hebben dus geen betrekking op de apparatuur zelf, maar op het werk dat nodig is om alle systemen goed samen te laten functioneren.

Zoals Harry Beunder het verwoordt:

“Wat een klant uiteindelijk ziet, is AV-apparatuur in een soepel werkende oplossing. Wat hij of zij niet ziet, is het uitgebreide traject dat daaraan voorafgaat.” Harry Beunder Manager Projects AVEX

Het team achter ieder AV-project

Een audiovisueel project is nooit het werk van één persoon. Achter elke oplossing staat een multidisciplinair team dat samen verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Gedurende het traject blijft de accountmanager betrokken als aanspreekpunt voor de opdrachtgever en voor de afstemming op hoofdlijnen.

Binnen het project werken vervolgens verschillende specialisten samen. De projectmanager bewaakt planning, budget en kwaliteit. Engineers werken het technisch ontwerp uit en zorgen voor de integratie van systemen. Programmeurs ontwikkelen de gebruikersinterfaces voor touchpanels en besturingssystemen. Installatiespecialisten verzorgen de installatie en testen op locatie.

De inzet van al deze projectspecialisten vormt een belangrijk onderdeel van de projectgebonden kosten.

Van concept naar werkende oplossing: de 5 fasen

Om goed te begrijpen wat projectgebonden kosten omvatten, helpt het om te kijken naar het volledige traject van een maatwerk AV-project.

Bij AVEX doorloopt ieder project 5 vaste fasen:

Wat projectgebonden kosten concreet omvatten

Wanneer je alle fasen van een project bekijkt, wordt het duidelijker wat projectgebonden kosten precies omvatten.

Het gaat om dus een deel van de werkzaamheden die nodig zijn om een maatwerk AV-oplossing succesvol te realiseren, zoals:

• Ontwerp en technische engineering
• Projectmanagement en coördinatie
• Afstemming met IT-afdelingen en externe partners
• Werkvoorbereiding en technische documentatie
• Systeemconfiguratie en programmering
• Kwaliteitscontrole en systeemtesten
• Installatiecoördinatie en realisatie
• Oplevering en overdracht aan de organisatie

In sommige gevallen worden specifieke werkzaamheden, zoals maatwerkprogrammering of interfaceontwikkeling, apart begroot. De omvang hiervan kan namelijk sterk verschillen per project.

Praktische voorbeelden uit de praktijk

Om een nog beter beeld te geven van wat er achter de schermen gebeurt, helpt het om naar 2 concrete voorbeelden te kijken.

Van doos tot installatieklaar; de technische voorbereiding van een scherm

Zo wordt bijvoorbeeld elk scherm dat binnenkomt eerst gecontroleerd op een zogenaamde DOA: dead on arrival. Daarbij wordt gecontroleerd of het scherm direct goed werkt en geen fabrieksfouten heeft. Vervolgens worden vaak de nieuwste firmware-updates geïnstalleerd en wordt het scherm klaargemaakt voor installatie in de systeemopstelling die wordt gebruikt voor de voorbereiding van de FAT-test.

Dit proces kan per scherm al snel 30 tot 60 minuten duren. Je kunt het vergelijken met een nieuwe iPhone die je net uit de doos haalt: voordat je hem echt kunt gebruiken, moet het toestel vaak eerst nog updates installeren.

Meer dan uitpakken alleen; duurzame verwerking van verpakkingsmateriaal

Ook de verpakking van moderne audiovisuele apparatuur vraagt meer werk dan veel mensen verwachten.

Fabrikanten maken verpakkingen steeds milieuvriendelijker, maar gebruiken tegelijkertijd veel beschermingsmateriaal om ervoor te zorgen dat grote schermen en andere apparatuur onbeschadigd aankomen. Alleen al het uitpakken van schermen groter dan 65 inch levert vaak een grote hoeveelheid verpakkingsmateriaal op. Dat moet zorgvuldig worden gescheiden, verkleind en milieuvriendelijk worden afgevoerd.

Dit kost tijd, maar is nodig om materialen verantwoord te verwerken. Dit soort werkzaamheden lijken misschien klein, maar maken wel degelijk onderdeel uit van het traject dat nodig is om een audiovisueel systeem zorgvuldig voor te bereiden en uiteindelijk goed werkend op te leveren.

Deze werkzaamheden vallen daarom ook onder de projectgebonden kosten.

Een helder beeld van wat er achter jullie investering schuilgaat

Een maatwerk audiovisuele oplossing is meer dan alleen apparatuur. Achter elke installatie gaat een zorgvuldig traject schuil waarin ontwerp, engineering, planning, installatie en begeleiding samenkomen.

Projectgebonden kosten dekken precies dit traject.

Wanneer je een investering overweegt in een audiovisuele oplossing, is het daarom belangrijk om niet alleen naar de investering voor de apparatuur en installatiekosten te kijken, maar ook naar het proces dat ervoor zorgt dat alles betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig werkt.

AVEX begeleidt organisaties al meer dan 35 jaar bij het realiseren van complexe audiovisuele projecten. Harry Beunder en zijn team weten als geen ander wat er nodig is om een project succesvol op te leveren. Heb je vragen over de projectgebonden kosten in jouw offerte? Neem dan contact op met je accountmanager bij AVEX.

Die kan precies uitleggen welke werkzaamheden in jouw specifieke project zijn opgenomen. Of maak een afspraak om de productiefaciliteit in Breukelen te bezoeken om het volledige proces van dichtbij te bekijken.