Een volledig vernieuwde audiovisuele inrichting voor de monumentale raadzaal en de nieuwe commissiezaal.
Klantcase
Vernieuwde raadzaal en commissiezaal voor Gemeente Leiden
Moderne audiovisuele oplossingen voor een toekomstbestendig stadhuis
Na een grootschalige renovatie is het monumentale stadhuis van Gemeente Leiden klaar voor de toekomst. Naast de vernieuwde raadzaal werd ook een nieuwe commissiezaal ingericht, waarbij AVEX verantwoordelijk was voor het ontwerp, de levering en het onderhoud van de audiovisuele voorzieningen.
Met de nieuwe technologie kunnen raads- en commissievergaderingen eenvoudig worden gevolgd, zowel in het stadhuis als online. Zo draagt de vernieuwde omgeving bij aan een toegankelijke en transparante overheid.
De uitdaging
Een betrouwbaar AV-systeem voor een monumentaal gebouw
Bij de renovatie van het stadhuis kwamen meerdere aanbestedingstrajecten samen, waaronder de verbouwing, de vervanging van het raadsinformatiesysteem en de vernieuwing van de audiovisuele techniek.
De nieuwe oplossing moest betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig zijn. Daarnaast moest het systeem naadloos aansluiten op de monumentale omgeving en voldoen aan specifieke wensen, zoals stemfunctionaliteit, spreektijdregistratie, livestreaming en koppelingen met het raadsinformatiesysteem.
Ook de beperkte mogelijkheden om apparatuur in een monumentaal pand te installeren vormden een extra uitdaging.
“Wij hebben ook de testfase, de Proof of Concept, als zeer prettig ervaren. Samen met de gebruikers is uitgebreid getest hoe het bedieningspaneel er het beste uit kon zien. AVEX heeft zo alles op onze wensen afgestemd.” Anna Marie Slink Plaatsvervangend griffier, Gemeente Leiden
De oplossing
Audiovisuele techniek die vergaderen eenvoudiger maakt
AVEX realiseerde een complete audiovisuele inrichting voor zowel de raadzaal als de commissiezaal.
Beide ruimtes zijn voorzien van een modern discussiesysteem met persoonsgebonden spreekposten, cameravolgsystemen en een intuïtief bedieningssysteem. Dankzij de koppeling met het raadsinformatiesysteem worden vergaderingen automatisch gearchiveerd en live gestreamd, inclusief metadata zoals sprekers en agendapunten.
Om de oplossing optimaal af te stemmen op de gebruikers organiseerde AVEX een uitgebreide Proof of Concept. Samen met de griffie en toekomstige gebruikers werden verschillende scenario’s getest en werd de bediening volledig afgestemd op de dagelijkse praktijk.
Na de oplevering ondersteunde AVEX de organisatie met een train-de-trainerprogramma en begeleiding tijdens de eerste vergaderingen.
Moderne raad- & commissiezalen
Slim vergaderen
Digitale vergadersystemen en intuïtieve bediening zorgen voor efficiënte en gebruiksvriendelijke raadsvergaderingen.
Live uitzenden & registreren
Cameravolgsystemen en livestreaming maken raadsvergaderingen toegankelijk voor inwoners, waar zij zich ook bevinden.
Transparante besluitvorming
Integratie met het raadsinformatiesysteem en automatische registratie ondersteunen een open en betrouwbare besluitvorming.
Het resultaat
Betrouwbare vergadertechnologie voor medewerkers én inwoners
Gemeente Leiden beschikt nu over moderne vergaderfaciliteiten die bijdragen aan een efficiënte en transparante besluitvorming.
Raadsleden en commissieleden kunnen eenvoudig deelnemen aan vergaderingen, terwijl inwoners de bijeenkomsten live of achteraf kunnen volgen. Dankzij de duidelijke beeldregistratie, heldere audio en gebruiksvriendelijke bediening verloopt iedere vergadering soepel.
Ook intern worden de systemen positief ervaren. Gebruikers waarderen de betrouwbaarheid en eenvoud van de oplossing, terwijl andere gemeenten inmiddels het vernieuwde systeem bezoeken om inspiratie op te doen.
“AVEX heeft na de oplevering ook intensieve ondersteuning gegeven bij de vergaderingen. Op basis van het train-de-trainer en train-het-team concept.” Rick Roelofs Leveranciersmanager, Gemeente Leiden
Succesverhalen
Ontdek meer klantverhalen
Veelgestelde vragen
Welke audiovisuele oplossingen zijn geschikt voor een raadzaal?
Hoe zorgen we dat iedereen tijdens een raadsvergadering goed verstaanbaar is?
Kunnen raadsvergaderingen live worden uitgezonden?
Kunnen deelnemers ook op afstand deelnemen aan een vergadering?
Kan tijdens een livestream zowel de spreker als een presentatie worden getoond?
Kan moderne AV worden geïntegreerd in een monumentale raadzaal?
Kan AVEX bestaande systemen in een gemeentehuis vernieuwen?
Kan AVEX ook beheer en support verzorgen?
Wat kan AV voor jouw organisatie betekenen?
Iedere organisatie en omgeving is anders. Wil je bestaande ruimtes verbeteren, een nieuwe omgeving realiseren of onderzoeken welke audiovisuele oplossing bij jouw situatie past? Onze specialisten denken met je mee.
Je hoeft nog niet precies te weten welke technologie je nodig hebt.